人事院規則1―三四（人事管理文書の保存期間及び保存期間が満了したときの措置）《本則》

制定文 人事院は、 国家公務員法 （1947年法律第120号）に基づき、人事管理文書の保存期間に関し次の人事院規則を制定する。

1条 （趣旨）

1項 人事管理文書の保存期間及び保存期間が満了したときの措置については、別に定めるもののほか、この規則の定めるところによる。

2条 （定義）

1項 この規則において「 人事管理文書 」とは、 公文書等の管理に関する法律 （2009年法律第66号。以下「 公文書管理法 」という。） 第2条第4項 《4 この法律において「行政文書」とは、行…》 政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書図画及び電磁的記録電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。を含む。第19条を除き、以下同じ。 に規定する行政文書又は同条第5項に規定する法人文書（行政執行法人に係るものに限る。）のうち、法、給与法、補償法、派遣法、法人格法、育児休業法、勤務時間法、任期付研究員法、倫理法、官民人事交流法、任期付職員法、法科大学院派遣法、留学費用償還法、自己啓発等休業法、 福島復興再生特別措置法 （2012年法律第25号）、配偶者同行休業法、2021年オリンピック・パラリンピック特措法、2019年ラグビーワールドカップ特措法、2025年国際博覧会特措法若しくは2027年国際園芸博覧会特措法（これらの法律を改正する法律を含む。）又はこれらの法律に基づく規則に定める事項の実施に関するものをいう。

3条 （保存期間）

1項 次の各号に掲げる 人事管理文書 の保存期間（ 公文書管理法 第5条第1項 《行政機関の職員が行政文書を作成し、又は取…》 得したときは、当該行政機関の長は、政令で定めるところにより、当該行政文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。 （公文書管理法第11条第1項において準ずる場合を含む。）の保存期間をいう。以下同じ。）は、それぞれ当該各号に定める期間とする。ただし、当該期間を超える期間とすることが人事管理文書の適切な管理に資すると行政機関等（公文書管理法第2条第1項に規定する行政機関及び行政執行法人をいう。以下同じ。）の長が認める場合にあっては、当該行政機関等の長が定める期間とする。

1号 別表の 人事管理文書 の区分の欄に掲げる人事管理文書当該人事管理文書に応じそれぞれ同表の保存期間の欄に掲げる期間

2号 前号に掲げる 人事管理文書 以外の人事管理文書で人事院が定めるもの当該人事管理文書の性質を考慮して人事院が定める期間

2項 前項の保存期間の起算日は、 人事管理文書 を作成し、又は取得した日（以下この項及び次項において「 文書作成取得日 」という。）の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、当該日以外の日（ 文書作成取得日 から2年以内の日に限る。）を起算日とすることが当該人事管理文書の適切な管理に資すると行政機関等の長が認める場合にあっては、 公文書等の管理に関する法律施行令 （2010年政令第250号） 第8条第5項 《5 法第5条第1項の保存期間の起算日は、…》 行政文書を作成し、又は取得した日以下「文書作成取得日」という。の属する年度の翌年度の4月1日とする。 ただし、当該日以外の日文書作成取得日から2年以内の日に限る。を起算日とすることが当該行政文書の適切 ただし書の規定の例による。

3項 前項の規定は、 文書作成取得日 においては不確定である期間を保存期間とする 人事管理文書 については、適用しない。

4条 （保存期間が満了したときの措置）

1項 次の各号に掲げる 人事管理文書 は、その保存期間（延長された場合にあっては、延長後の保存期間）が満了したときは、それぞれ当該各号に定める措置がとられるものとする。ただし、 公文書管理法 第2条第6項 《6 この法律において「歴史公文書等」とは…》 、歴史資料として重要な公文書その他の文書をいう。 に規定する歴史公文書等に該当する人事管理文書その他移管すべき事情がある人事管理文書にあっては、移管の措置がとられるものとする。

1号 前条第1項第1号に掲げる 人事管理文書 当該人事管理文書に応じそれぞれ別表の保存期間満了時の措置の欄に掲げる措置

2号 前条第1項第2号に掲げる 人事管理文書 当該人事管理文書の性質を考慮して人事院が定める措置

5条 （雑則）

1項 この規則に定めるもののほか、 人事管理文書 の保存期間及び保存期間が満了したときの措置に関し必要な事項は、人事院が定める。